Spotlight: Workplace 4.0

Kaut-Bullinger gör sig redo för sin fulla razzia i kompletta arbetsplatslösningar.

0

Att erbjuda lösningar snarare än bara produkter är alltmer namnet på spelet i dagens affärstillbehörsindustri. Tysklands oberoende återförsäljare Kaut-Bullinger har tagit konceptet till en ny nivå och kallar det "Workplace 4.0 as a Full Service". OPIHeike Dieckmann talar med Cordula Adamek, VD för företagets B2B-division (Büro-Systemhaus), om det helt nya konceptet, vad det innebär och hur det är utformat för att sätta företaget på en tillväxtväg för framtiden.  

OPI: Berätta gärna om 'Workplace 4.0 as a Full Service' på Kaut-Bullinger. 

Cordula Adamek: Eftersom vår arbetsmiljö förändras i en aldrig tidigare skådad takt, så är det också kraven på arbetsprocesser på arbetsplatsen. Det är min övertygelse att endast innovativa och progressiva leverantörer som tillgodoser dessa behov kommer att kunna sticka ut från mängden – och faktiskt överleva – i framtiden.

Idén med Workplace 4.0 som en fullservice hos Kaut-Bullinger kom först med pappersbaserade dokument och deras digitala bearbetning i åtanke. Erfarenheten har dock visat att det är alldeles för restriktivt att kondensera konceptet till enbart kopierings- och utskriftssegmentet. En ständigt växande digitalisering kräver ett mycket bredare perspektiv. 

Workplace 4.0 för oss är hela paketet: det består av en ergonomisk arbetsstation; all nödvändig IT-utrustning kompletterad med underhåll och service för alla system och enheter; analysen och förvaltningen av utskriftsflottan samt den automatiserade och avtalsenliga leveransen av förbrukningsvaror; och påfyllning av alla andra produkter som behövs.

Workplace 4.0 är en allmän tillämpning och ett koncept, men ett som kan anpassas mycket.

OPI: Varför är det nödvändigt att skapa en komplett kundlösning som denna? 

AC: Förutom generiska marknadsförhållanden förändras också de specifika kraven från våra kunder när det gäller deras leveranskällor och vad de kräver av sin B2B-leverantör. Tidigare låg fokus ofta på produkt, pris och leveranshastighet; idag handlar det om ett heltäckande utbud av tjänster och lösningar som är mycket inriktade på kundernas individuella behov.

Att rekrytera och behålla högkvalificerade medarbetare har blivit svårare – och mycket kostsamt om man samtidigt tar hänsyn till kontinuerlig kompetensutveckling – för företagen. Som sådan vill arbetsgivare koncentrera sig på och maximera kärnkompetensen hos sin personal, snarare än att slösa tid och pengar på kringaktiviteter, som att forska och implementera nya teknologier och lösningar som gör att de kan utföra sitt arbete mest effektivt. 

Som leverantör av produkter och tjänster på en alltmer "mig-to"-marknad blir detta vår uppgift – vi måste differentiera vårt erbjudande och ge mervärde till våra kunder. Workplace 4.0 gör allt detta.

OPI Vilka har varit de största utmaningarna för att få Workplace 4.0 att hända?

AC: Att faktiskt inse att marknaden och dess krav förändras är den första utmaningen. Att utveckla nya lösningar som Workplace 4.0 och sedan implementera och verkligen integrera dem i ditt företags struktur med komplett medarbetarstöd är en annan.

Du behöver också stöd från alla deltagare i processen. Att inspirera våra tillverkarpartners att komma ombord och dela våra visioner och idéer har definitivt varit en utmaning. För att kunna erbjuda de mest innovativa produkterna som finns är vi oerhört beroende av detta samarbete med våra partners samt av våra kunders vilja att investera i nya koncept.

OPI: Vilka har varit kriterierna för att välja leverantörer att arbeta med?

AC: I den första projektfasen begränsade vi medvetet antalet leverantörer och kunder som vi kontaktade. Workplace 4.0 är inte alls ett helhetskoncept och som sådant kommer såväl leverantörer som kundgrupper att variera kraftigt. 

Flexibilitet från vår sida är en förutsättning för att få detta att fungera. Vad vi redan kan säga är att alla parter har visat stort intresse för idén och är måna om att samarbeta med oss. 

OPI: Så vad är tidsskalan för Workplace 4.0?  

AC: Målet är att lägga grunden för Workplace 4.0 under innevarande räkenskapsår som, för Kaut-Bullingers del, slutar den 31 mars 2018. Vi har arbetat hårt under de senaste månaderna med att förbereda denna starkt servicedrivna lösning som också omfattar en mycket konsultativt erbjudande. 

Redan från början har vi involverat våra utvalda kunder på ett praktiskt sätt i den första testfasen. Vi har också deltagit i mässor och en mängd andra evenemang för att sprida idén. Som sagt, den professionella och mycket specifika marknadsföringen av Workplace 4.0 är öronmärkt för det nya verksamhetsåret.

OPI: Kan du ge ett typiskt exempel på en tjänst som du kan erbjuda en kund? 

AC: En applikation för Workplace 4.0 är att till exempel utrusta ett mötesrum eller en 'modern lounge' åt en kund. Tidigare har detta oftast varit ett stort bord med ett antal likadana stolar. Nu skulle vi erbjuda ett höj- och sänkbart bord med höj- och sänkbara pallar och olika sittmöjligheter. Moderna konferenstekniker, inklusive Skype eller Teamviewer, är mycket en del av paketet, liksom belysnings- och ljudisoleringsalternativ, och tillgång till vår onlinebutik Büro Express för en enkel upphandlingsprocess.

Möten resulterar vanligtvis i dokument av något slag. Dessa är nu mestadels digitala och det är vårt mål att helt ta bort behovet av papperskopior. Vårt uppdrag är att ge alla deltagare tillgång till original, modifierade, markerade, ifyllda och undertecknade dokument utan att behöva vara på samma plats. Det handlar om att underlätta arbetsflödet och processkedjan. 

OPI: Hur viktigt är det idag att ha en tjänst i motsats till bara ett transaktionsprodukterbjudande? 

AC: Det är absolut nödvändigt för återförsäljare om de vill förbli relevanta och attraktiva på marknaden. 

Som sagt, för Kaut-Bullinger kommer transaktionsaffärer även fortsättningsvis att vara en viktig del av företaget under de närmaste åren, med stöd av betydande investeringar inom områdena marknadsföring, e-business och e-handel. 

I dessa tider av minskande marginaler och lägre efterfrågan måste den digitala värdekedjan vara i samklang med behovet av ett heltäckande produktsortiment.

Båda affärsområdena har sin relevans och existensberättigande, men jag tror att balansen kommer att tippa inom en inte alltför avlägsen framtid, med service- och konsultbaserade erbjudanden som överväger transaktionssidan. 

OPI: Vad ser du som framtidens ultimata arbetsplats?

AC: Jag är inte övertygad om att det finns. När vi tror att vi har hittat den kommer den redan att vara föråldrad igen.

Vad jag tror är att alla de verktyg som står till vårt förfogande och som är kärnan i företagens kommunikation och globala nätverk – kommunikationsnätverk, mobila enheter, mjukvaruverktyg – inte på något sätt används till sin fulla potential ännu. Att uppnå detta är för mig den största utmaningen i framtiden. Det är huvudmålet för användningen av Workplace 4.0 och den tillhörande digitala värdekedjan.

OPI: Spänner Workplace 4.0-konceptet över alla delar av Kaut-Bullinger eller främst Büro-Systemhaus? 

AC: Tja, vi är fortfarande bara i början och för närvarande ligger fokus väldigt mycket på B2B-sektorn och drivs som sådan av Büro-Systemhaus-divisionen. På medellång sikt och med mer kundspecifik data och insikter ser jag vidareutveckling och utökad implementering som en tydlig möjlighet. 

Det yttersta målet är att göra konceptet till en fristående affärsenhet hos Kaut-Bullinger som på sikt kommer att omfatta alla delar av koncernen.

OPI: Var är Kaut-Bullingers Büro-Systemhaus på sin tillväxtväg nu?

AC: Vårt Büro-Systemhaus har utvecklats starkt de senaste åren, med ett specifikt fokus på den strategiska omorienteringen och expansionen av vår lösningsverksamhet. Vårt mål var att uppnå en ännu högre grad av specialisering och differentiera oss som en innovativ lösningsleverantör. Jag tror att vi redan har gjort detta i stor utsträckning – våra resultat inom 3D-segmentet, till exempel, är ett bevis på det.

Workplace 4.0 kombinerar många områden av vad Kaut-Bullinger erbjuder idag. På egen hand kan vissa produkter och tjänster bara erbjuda begränsade tillväxtmöjligheter eller kan redan stagnera eller minska. Men som ett övergripande koncept och tillhandahållet som ett individuellt kundspecifikt tjänstepaket med en mycket hög grad av konsultation, är jag övertygad om att det kommer att generera såväl tillväxt som långsiktig kundlojalitet.