Spotlight: Arbeitsplatz 4.0

Kaut-Bullinger bereitet sich auf seinen umfassenden Vorstoß in die Komplettlösung für den Arbeitsplatz vor.

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Das Anbieten von Lösungen und nicht nur von Produkten ist in der heutigen Geschäftsbedarfsbranche immer wichtiger. Der deutsche unabhängige Wiederverkäufer Kaut-Bullinger hat das Konzept auf eine neue Ebene gehoben und es „Workplace 4.0 as a Full Service“ genannt. OPI's Heike Dieckmann spricht mit Cordula Adamek, Geschäftsführerin des B2B-Bereichs (Büro-Systemhaus) des Unternehmens, über das brandneue Konzept, was es bedeutet und wie es das Unternehmen auf einen Wachstumskurs für die Zukunft bringen soll.  

OPI: Bitte erzählen Sie mir etwas über „Arbeitsplatz 4.0 als Full Service“ bei Kaut-Bullinger. 

Cordula Adamek: Da sich unser Arbeitsumfeld in einem beispiellosen Tempo verändert, verändern sich auch die Anforderungen an die Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz. Ich bin davon überzeugt, dass nur innovative und fortschrittliche Anbieter, die diese Bedürfnisse berücksichtigen, in Zukunft in der Lage sein werden, sich von der Masse abzuheben – und sogar zu überleben.

Die Idee des Workplace 4.0 als Full Service bei Kaut-Bullinger entstand zunächst im Hinblick auf papierbasierte Dokumente und deren digitale Verarbeitung. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die Verdichtung des Konzepts auf den reinen Kopier- und Druckbereich viel zu restriktiv ist. Die immer weiter voranschreitende Digitalisierung erfordert einen viel breiteren Blick. 

Arbeitsplatz 4.0 ist für uns das Gesamtpaket: Er umfasst einen ergonomischen Arbeitsplatz; die gesamte erforderliche IT-Ausstattung sowie die Wartung und Instandhaltung aller Systeme und Geräte; die Analyse und Verwaltung der Druckflotte sowie die automatisierte und vertraglich vereinbarte Versorgung mit Verbrauchsmaterialien; und der Nachschub aller anderen benötigten Produkte.

Workplace 4.0 ist eine allgemeine Anwendung und ein allgemeines Konzept, das jedoch in hohem Maße individuell angepasst werden kann.

OPI: Warum ist es notwendig, eine solche komplette Kundenlösung zu erstellen? 

CA: Neben den allgemeinen Marktbedingungen ändern sich auch die spezifischen Anforderungen unserer Kunden an ihre Bezugsquellen und die Anforderungen an ihren B2B-Lieferanten. Früher standen häufig Produkt, Preis und Liefergeschwindigkeit im Vordergrund; Heute geht es um ein umfassendes Leistungs- und Lösungsangebot, das sich sehr stark an den individuellen Anforderungen der Kunden orientiert.

Die Rekrutierung und Bindung hochqualifizierter Mitarbeiter ist für Unternehmen schwieriger – und unter Berücksichtigung der kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung – sehr kostspielig geworden. Daher möchten sich Arbeitgeber auf die Kernkompetenzen ihrer Mitarbeiter konzentrieren und diese maximieren, anstatt Zeit und Geld für Randaktivitäten zu verschwenden, wie etwa die Erforschung und Implementierung neuer Technologien und Lösungen, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit am effizientesten zu erledigen. 

Als Anbieter von Produkten und Dienstleistungen in einem zunehmend „me-to“-Markt wird dies zu unserer Aufgabe: Wir müssen unser Angebot differenzieren und unseren Kunden einen Mehrwert bieten. Arbeitsplatz 4.0 leistet all das.

OPI Was waren die größten Herausforderungen bei der Umsetzung von Workplace 4.0?

CA: Die erste Herausforderung besteht darin, tatsächlich zu erkennen, dass sich der Markt und seine Anforderungen verändern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, neue Lösungen wie Workplace 4.0 zu entwickeln und diese dann umzusetzen und wirklich in die Struktur Ihres Unternehmens zu integrieren, mit vollständiger Mitarbeiterunterstützung.

Darüber hinaus benötigen Sie die Unterstützung aller Prozessbeteiligten. Es war definitiv eine Herausforderung, unsere Herstellerpartner dazu zu inspirieren, mitzumachen und unsere Visionen und Ideen zu teilen. Um die innovativsten Produkte anbieten zu können, sind wir in hohem Maße auf die Zusammenarbeit mit unseren Partnern sowie die Bereitschaft unserer Kunden angewiesen, in neue Konzepte zu investieren.

OPI: Nach welchen Kriterien wurden die Lieferanten für die Zusammenarbeit ausgewählt?

CA: In der ersten Projektphase haben wir die Anzahl der angesprochenen Lieferanten und Kunden bewusst begrenzt. Arbeitsplatz 4.0 ist keineswegs ein Pauschalkonzept und daher werden sowohl Anbieter- als auch Kundengruppen erheblich variieren. 

Voraussetzung dafür, dass dies gelingt, ist Flexibilität unsererseits. Schon jetzt können wir sagen, dass alle Beteiligten großes Interesse an der Idee gezeigt haben und an einer Zusammenarbeit mit uns interessiert sind. 

OPI: Wie sieht also der Zeitrahmen für Workplace 4.0 aus?  

CA: Ziel ist es, im laufenden Geschäftsjahr, das für Kaut-Bullinger am 4.0. März 31 endet, den Grundstein für Workplace 2018 zu legen. Wir haben in den letzten Monaten intensiv an der Vorbereitung dieser stark serviceorientierten Lösung gearbeitet, die auch Folgendes umfasst: hochgradig beratendes Angebot. 

Von Beginn an haben wir unsere ausgewählten Kunden in der ersten Testphase praxisnah eingebunden. Darüber hinaus haben wir an Messen und zahlreichen anderen Veranstaltungen teilgenommen, um die Idee bekannt zu machen. Für das neue Geschäftsjahr steht jedoch eine professionelle und sehr konkrete Vermarktung des Arbeitsplatzes 4.0 an.

OPI: Können Sie ein typisches Beispiel für eine Dienstleistung nennen, die Sie einem Kunden anbieten könnten? 

CA: Eine Anwendung für Workplace 4.0 ist beispielsweise die Ausstattung eines Besprechungsraums oder einer „modernen Lounge“ für einen Kunden. Früher war dies meist ein großer Tisch mit mehreren identischen Stühlen. Nun würden wir einen höhenverstellbaren Tisch mit höhenverstellbaren Hockern und verschiedenen Sitzmöglichkeiten anbieten. Moderne Konferenztechnologien, darunter Skype oder Teamviewer, gehören ebenso dazu wie Möglichkeiten zur Beleuchtung und Schalldämmung sowie der Zugang zu unserem Online-Shop Büro Express für einen einfachen Beschaffungsprozess.

Bei Besprechungen entstehen in der Regel Dokumente jeglicher Art. Diese liegen mittlerweile größtenteils digital vor und es ist unser Ziel, jegliche Papierkopien vollständig überflüssig zu machen. Unsere Aufgabe ist es, allen Teilnehmern den Zugriff auf originale, geänderte, markierte, ausgefüllte und unterzeichnete Dokumente zu ermöglichen, ohne dass sie sich am selben Ort aufhalten müssen. Es geht darum, den Arbeitsablauf und die Prozesskette zu erleichtern. 

OPI: Wie wichtig ist es heute, einen Service zu haben und nicht nur ein transaktionales Produktangebot? 

CA: Für Wiederverkäufer ist es unabdingbar, wenn sie am Markt relevant und attraktiv bleiben wollen. 

Allerdings wird für Kaut-Bullinger das Transaktionsgeschäft auch in den nächsten Jahren ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens bleiben, unterstützt durch erhebliche Investitionen in den Bereichen Marketing, E-Business und E-Commerce. 

In Zeiten sinkender Margen und geringerer Nachfrage muss die digitale Wertschöpfungskette im Einklang mit dem Bedarf an einem umfassenden Produktangebot stehen.

Beide Geschäftszweige haben ihre Relevanz und Daseinsberechtigung, aber ich glaube, dass sich das Gleichgewicht in nicht allzu ferner Zukunft kippen wird, da service- und beratungsbasierte Angebote den transaktionalen Aspekt überwiegen werden. 

OPI: Was ist Ihrer Meinung nach der ultimative Arbeitsplatz der Zukunft?

CA: Ich bin nicht davon überzeugt, dass es existiert. Bis wir glauben, es gefunden zu haben, ist es bereits wieder veraltet.

Ich glaube jedoch, dass alle uns zur Verfügung stehenden Werkzeuge, die den Kern der Kommunikation und globalen Vernetzung von Unternehmen ausmachen – Kommunikationsnetzwerke, mobile Geräte, Softwaretools – noch lange nicht in vollem Umfang ausgeschöpft sind. Dies zu erreichen, ist für mich die größte Herausforderung der Zukunft. Es ist das Kernziel für den Einsatz von Workplace 4.0 und der damit verbundenen digitalen Wertschöpfungskette.

OPI: Umfasst das Workplace 4.0-Konzept alle Teile von Kaut-Bullinger oder überwiegend das Büro-Systemhaus? 

CA: Nun ja, wir stehen noch am Anfang und derzeit liegt der Fokus sehr stark auf dem B2B-Bereich und wird als solcher durch den Bereich Büro-Systemhaus vorangetrieben. Mittelfristig und mit weiteren kundenspezifischen Daten und Erkenntnissen sehe ich eine Weiterentwicklung und erweiterte Umsetzung als klare Möglichkeit. 

Das ultimative Ziel besteht darin, das Konzept zu einer eigenständigen Geschäftseinheit bei Kaut-Bullinger zu machen, die mit der Zeit alle Teile der Gruppe umfassen wird.

OPI: Wo steht Kaut-Bullingers Büro-Systemhaus derzeit auf seinem Wachstumspfad?

CA: Unser Büro-Systemhaus hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt, wobei ein besonderer Fokus auf der strategischen Neuausrichtung und dem Ausbau unseres Lösungsgeschäfts lag. Unser Ziel war es, einen noch höheren Spezialisierungsgrad zu erreichen und uns als innovativer Lösungsanbieter zu differenzieren. Ich glaube, das haben wir bereits zum großen Teil geschafft – unsere Ergebnisse zum Beispiel im 3D-Segment sind der Beweis dafür.

Arbeitsplatz 4.0 vereint viele Bereiche dessen, was Kaut-Bullinger heute bietet. Für sich genommen bieten einige Produkte und Dienstleistungen möglicherweise nur begrenzte Wachstumschancen oder könnten bereits stagnieren oder rückläufig sein. Aber als Gesamtkonzept und als individuelles, kundenspezifisches Leistungspaket mit einem sehr hohen Beratungsgrad bin ich davon überzeugt, dass es sowohl Wachstum als auch eine langfristige Kundenbindung generieren wird.