Besonderheit: Die Zukunft der Arbeit

Ein Esselte-Whitepaper darüber, wie die Zukunft des Büros aussehen könnte.

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Niemand weiß genau, was die Zukunft bringt, aber wir können eine gute Vermutung haben. Im ersten Teil von zwei Artikeln beschäftigt sich dieses Whitepaper mit Robotern, mobilem Arbeiten und Telepräsenz.

Dieses Papier wurde von Esselte anlässlich seines 100-jährigen Jubiläums in Auftrag gegeben. Ziel ist es, die aktuelle und zukünftige Arbeitswelt zu untersuchen und die Herausforderungen zu identifizieren, mit denen Unternehmen und Einzelpersonen bei der Bewältigung des digitalen Zeitalters konfrontiert sind.

Als Esselte gegründet wurde, war die Branche gerade dabei, sich mit der Büroarbeit, wie wir sie kennen, auseinanderzusetzen. Es gab keine Taschenrechner, die größten Unternehmen beschäftigten große Teams von Schreibkräften, Tippex musste noch erfunden werden, so dass bei Fehlern von vorne begonnen werden musste, Durchschläge oder die Druckerpresse waren die einzigen Möglichkeiten, Duplikate von Dokumenten zu erstellen, und das Telefon war nur vergleichsweise wenigen zugänglich. 

Esselte beauftragte Futures House Europe, ein Szenarioplanungsunternehmen, das sich auf die Betrachtung der Herausforderungen spezialisiert hat, vor denen Organisationen stehen, mit der Untersuchung der Arbeitswelt und ihrer Auswirkungen auf die Zukunft. Dieses Papier wurde gemeinsam von Richard Watson, einem Zukunftsforscher und Autor von Büchern wie „Future Files“ und „Future Minds“ und regelmäßiger Mitarbeiter der Zeitschrift „Fast Company“, und Andrew Crosthwaite, Richards Geschäftspartner und Planungsdirektor der Londoner Werbeagentur BLAC, verfasst. Neben Esselte arbeitet Futures House mit der London Business School, Nestle, KPMG, TUI und Save the Children zusammen.

Weitere Abschnitte werden im Mai veröffentlicht OPI

Die Auswirkungen der Automatisierung

Vor nicht allzu langer Zeit veränderte die Automatisierung die Fabriken und hatte dann auch Auswirkungen auf den Büroarbeitsplatz. Die Einführung von Robotern in der Produktionslinie wurde ursprünglich als eine gute Sache gefeiert (außer von Leuten, deren Arbeitsplätze sie ersetzten). Eine automatisierte Welt würde, so glaubten wir zumindest, mehr Freizeit freisetzen und es uns ermöglichen, uns auf unterschiedliche Weise zu verwirklichen.

Doch ausgehend von der physischen Produktion nimmt die Automatisierung zunehmend eine zentrale Rolle in allen Aspekten des Arbeitsplatzes ein und wirkt sich auf die Verwaltungs- und Transaktionsarbeit aus. Die New Commission on the Skills of the American Workforce kam kürzlich zu dem Schluss: „Wenn Arbeit Routine ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie automatisiert werden kann, egal wie komplex sie ist.“

Die Autoren des Buches „Race Against the Machine“ sagten voraus: „Die KI-Revolution [künstliche Intelligenz] macht mit den Bürojobs das, was die Robotik mit den Arbeiterjobs gemacht hat … Computer (Hardware, Software und Netzwerke) werden nur noch leistungsfähiger und leistungsfähiger.“ in der Zukunft und haben einen immer größeren Einfluss auf Arbeitsplätze, Qualifikationen und die Wirtschaft.“

Das ist nichts Neues – Daten des US Bureau of Labor zeigen, dass zwischen 2000 und 2009 fünf Millionen Interaktionsarbeitsplätze (Recht, Krankenpflege, Dienstleistung) geschaffen wurden. Gleichzeitig verschwanden drei Millionen Produktions- und Büroarbeitsplätze. Wir erleben also wohl eine allmähliche Aufwärtsmigration der Arbeit. Aber was uns in Zukunft bevorsteht, ist nicht nur Veränderung, sondern eine Beschleunigung des Wandels.

KI wird zunehmend in Berufen und Funktionen zum Einsatz kommen, die komplexe Interaktionen und wissensbasierte Entscheidungsfindung beinhalten. Autos werden selbstfahrend sein. Wir werden uns an KI-basierte medizinische Diagnosen gewöhnen. Wir können KI-Anwälte um Rat bitten. Die menschliche Interaktion kann durchaus aus der Immobilienvermittlung herausgenommen werden. Mitarbeiter können mit virtuellen Personalabteilungen interagieren. Was wahrscheinlich bedeutet, dass jeder, der diesen Artikel liest, die Chance – ja sogar die Wahrscheinlichkeit – hat, dass in Zukunft zumindest ein Teil oder sogar der gesamte Job von der Technologie übernommen wird.

  • Welche Bereiche Ihres Unternehmens eignen sich für die Automatisierung – und in welchen Bereichen haben Sie möglicherweise keine andere Wahl?
  • Wie können Talente am besten eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass Kreativität am effektivsten umgesetzt wird?

 

Mobiles Arbeiten

In der Vergangenheit waren die meisten Angestellten bürogebunden, nur die Vertriebsmitarbeiter waren regelmäßig außerhalb des Büros. Der Besitz eines Büros, seine Größe, Lage und Ausstattung waren ein Maß für Dienstalter und Einfluss. Nach Schätzungen des IT-Analyseunternehmens IDC wird die Zahl der mobilen Arbeitskräfte bis 2015 weltweit 1.3 Milliarden oder fast 40 % der gesamten Erwerbsbevölkerung erreichen. Wir sehen und erleben einen unaufhaltsamen Wandel hin zum teilweisen oder vollständigen mobilen Arbeiten.

Dies hat eine Reihe von Treibern – neue Technologien sowie den Wunsch zukunftsorientierter Unternehmen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, Kosten zu senken und innerhalb und außerhalb der Bürozeiten besser auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Und vor allem die Erkenntnis, dass unnötige fünf Tage pro Woche Pendeln Ressourcen verschwenden.

Wo wir leben, wird zunehmend urbanisiert. Schätzungen zufolge werden bis 2050 80 % der Weltbevölkerung Stadtbewohner sein. Da immer mehr Menschen in Städten leben, wird das Pendeln zum Problem. Arbeitnehmer in Thailand haben mit durchschnittlich zwei Stunden pro Tag die längsten Arbeitswege der Welt – eine potenzielle Einsparung eines ganzen Arbeitstages pro Woche durch die Arbeit von zu Hause aus. Die durchschnittliche Reisegeschwindigkeit in Bangkok beträgt zu Stoßzeiten nur 7 km/h – oder Jogging-Tempo. Dies ist im wahrsten Sinne des Wortes eindeutig nicht nachhaltig.

Für mobile Mitarbeiter ist die Arbeit nicht dort, wo das Büro ist, sondern dort, wo sie sind – sei es zu Hause, im Auto, am Flughafen, an einer Tankstelle, in einem Café, im Büro eines Kunden usw in Ihrem Urlaub. In Zukunft könnten also viele Arbeitnehmer in einer fließenden Ökosphäre arbeiten und dauerhaft, vorübergehend oder spontan mit Menschen in verschiedenen Räumen interagieren. Für sie ist die Cloud kein Speichersystem, sondern ein virtueller Hub, auf den eine mobile, halbstrukturierte Belegschaft zugreift.

Mobilität bedeutet Leichtigkeit der Fortbewegung, aber ironischerweise gilt: Je mobiler Menschen werden, desto mehr Geräte tragen sie bei sich – der sogenannte „Mobile Stack“ (die durchschnittliche Anzahl der Geräte, die ein mobiler Mitarbeiter mit sich führt) ist im Jahr 3.5 auf 2012 angewachsen von 2.7 im Jahr 2011 – fast ausschließlich auf das Wachstum bei Tablets zurückzuführen. Die Vorteile für Arbeitgeber liegen auf der Hand und die Einsparungen für Unternehmen durch die Förderung des mobilen Arbeitens können beträchtlich sein – wenn berechtigte Arbeitnehmer zu Hause bleiben würden, könnten Unternehmen laut Workshifting Benefits: The Bottom Line für jeden Telearbeiter jährlich fast 8,000 US-Dollar einsparen.

Doch während das Unternehmen möglicherweise von Kostenvorteilen profitiert und der Mitarbeiter (theoretisch) einen flexibleren Lebensstil genießt, gibt es auch erhebliche Probleme. Arbeit hat für viele, wenn nicht die meisten Menschen einen Wert, der über die finanzielle Belohnung hinausgeht. Wir sind soziale Tiere, die für ihre Stimulation auf die Interaktion mit anderen angewiesen sind. Eine europäische IBM-Studie mit dem Titel „The Mobile Working Experience“ hat gezeigt, dass Menschen, die regelmäßig remote vom Büro aus arbeiten, über Probleme bei der Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen berichten, wobei sich die Hälfte der Befragten darüber beklagt. 

Die Evolving Workplace-Studie von Dell ergab, dass mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer weltweit die Fernarbeit als „Unterhöhlung des Teamgeists am Arbeitsplatz“ empfinden (36 %). Besonders besorgniserregend ist dies in Deutschland (55 %). Und aufbauend auf den zuvor angesprochenen Punkten zu den Arbeitszeiten vieler Menschen könnte es mobilen Arbeitnehmern schlechter gehen als denjenigen, die ans Büro gebunden sind – und zumindest visuell verantwortlich sind. Eine im Auftrag von iPass durchgeführte Umfrage des Institute of Work Psychology and Management der Sheffield University unter mobilen Arbeitnehmern ergab, dass über 25 % der Befragten glaubten, sie würden 15–20 Stunden mehr pro Woche arbeiten, weil die Technologie sie dazu ermögliche (oder zwinge).

Und mehr Arbeitsstunden führen nicht unbedingt zu mehr Effizienz oder Erfüllung. Dieselbe Umfrage zeigt, dass mobile Mitarbeiter eher zum Multitasking neigen als Mitarbeiter im Büro – sie erledigen durchschnittlich drei bis vier Aufgaben gleichzeitig – und ein Drittel von ihnen fühlt sich dadurch weniger effektiv.

Völlig mobiles Arbeiten ist für einige Funktionen und Einzelpersonen besser geeignet als für andere, aber was zwangsläufig fehlt, ist die soziale Dimension – nicht nur Büroklatsch, sondern vor allem der Zugang zu informellen Interaktionen, die immer wichtiger werden, da die Arbeit immer kollaborativer wird.

Aus Sicht des Arbeitgebers wird es neben der Überwachung von Leistung und Aktivität umso schwieriger, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen die Werte der Organisation verstehen und leben, je körperlich distanzierter die Mitarbeiter sind. Je mehr sich Unternehmen als Marken verstehen, die sich oft durch kulturelle Überzeugungen und Stile unterscheiden, desto wichtiger kann diese Distanzierung werden.

  • Ist Mobilität ein Vorteil für die Geschäftsabläufe einzelner Unternehmen oder ein Hindernis?
  • Wie können wir sicherstellen, dass mobile Mitarbeiter sowohl effizient als auch verantwortungsbewusst arbeiten und dabei sanfte Kontrollen einsetzen?
  • Mobilität soll die Work-Life-Balance fördern, kann aber tatsächlich zu höheren Belastungen führen – wie können Unternehmen das ausgleichen?

 

Wie werden Büros der Zukunft aussehen?

Das traditionelle Büromodell ist eindeutig im Sterben. Eine kleine Anzahl von Organisationen wird aus verschiedenen Gründen bürogebunden bleiben, ihre Zahl wird jedoch gering sein. Dazu gehören Orte, an denen die Sicherheit an erster Stelle steht (denken Sie an das GCHQ, das Sicherheitsinformationszentrum der britischen Regierung), Orte, an denen der persönliche Kundenservice nach wie vor wichtig ist, und Orte, an denen die persönliche Interaktion vor Ort im Vordergrund steht, wie zum Beispiel Gastgewerbe und Einzelhandel, wenn auch einige Restaurants im Fernen Osten experimentieren mit Roboterkellnern, die Bestellungen entgegennehmen, servieren und Zahlungen abwickeln.

Viele Büros befinden sich auf dem Weg vom Einzelbüro zum Großraumbüro hin zu mehr Zoneneinteilung und Flexibilität. Da immer mehr Menschen zu mobilen Arbeitskräften werden, ähneln Büros eher Orten der Begegnung und Interaktion als festen Stützpunkten. Und Büros werden härter arbeiten müssen, ebenso wie ihre Bewohner – laut einer Studie von Jones Lang LaSalle wird die Nutzung von Büroflächen zwischen 50 und 75 voraussichtlich von etwa 2010 % auf etwa 2015 % gestiegen sein, mit Auswirkungen auf die natürlichen Territorialinstinkte der Menschen.

Die Umgebungen werden multifunktional sein und neue Arbeitsweisen widerspiegeln, indem sie feste Arbeitsplätze, Ruhebereiche, informelle Sozialbereiche und formellere Besprechungsumgebungen kombinieren. 

Modularität wird ein wichtiger Aspekt der Bürogestaltung sein. Büroarchitekten müssen ein genaues Verständnis für die Vision und Werte der Unternehmen zeigen, für die sie arbeiten, und Räume und Umgebungen schaffen, die diesen entsprechen. Großstädte werden mit Flächen für „Pop-up“-Büros bevölkert, in denen Unternehmen vorübergehend Projektteams unterbringen können. Diese werden auch von Kleinstorganisationen und Einzelunternehmen genutzt, die von Unternehmen umgeben sein möchten, die ihnen ähnlich sind. 

In Büroräumen werden Technologien integriert, die auf die Stimmung der Mitarbeiter reagieren und Beleuchtung, Temperatur und Umgebungsgeräusche entsprechend anpassen. 

Obwohl jeder über mobile Geräte verfügen wird, wird die Bürostruktur im Plug-and-Play-Modus funktionieren – so dass alle Ressourcen, die der Einzelne benötigt, überall im Gebäude verfügbar sind. Anstatt Besprechungsräume finden zu müssen, kann buchstäblich alles als Leinwand dienen, sodass Desktop-Monitore und Präsentationsprojektoren verschwinden und durch intelligentes Glas ersetzt werden – oder einfach durch nichts. Und vielleicht beginnt der 3.5-Geräte-„Mobilstapel“, den wir mit uns herumtragen, zu schrumpfen.

Telepräsenz wird die Norm sein. Mitarbeiter, die remote arbeiten, können hologrammatische Versionen von sich selbst senden, um an Besprechungen und Gesprächen teilzunehmen. Telefonkonferenzen mit dem Gefühl der Distanziertheit und Machtlosigkeit gehören der Vergangenheit an. Und auf einer eher kausalen Ebene können Menschen an Besprechungen an anderen Orten im Gebäude teilnehmen, ohne ihren Schreibtisch verlassen zu müssen – vorausgesetzt, sie haben einen.

  • Wie viele Büros sind in einer Welt sich schnell verändernder Arbeitspraktiken noch zweckdienlich?
  • Wie können wir sicherstellen, dass sich Menschen, die remote arbeiten, tatsächlich als Teil eines größeren Ganzen fühlen?
  • Bauen wir genügend „Flexibilität“ in die Art und Weise ein, wie unsere Arbeitsplätze organisiert sind, oder werden informelle soziale Bereiche vom Management als unproduktiver Raum angesehen?
  • Inwieweit können wir als virtuelle Präsenz arbeiten, ohne die Sicherheit der physischen Präsenz?

Teil zwei: Weitere Auszüge aus Esseltes Whitepaper werden in veröffentlicht OPIMai-Ausgabe mit Blick auf die Arbeitsstruktur und den Innovationsprozess. 

Kannst du es kaum erwarten? Dann können Sie mehr über das Whitepaper „Die Zukunft der Arbeit“ von Esselte lesen hier